1. Quản lý cuộc gọi
- Chuyển cuộc gọi (Call Transfer): Dễ dàng chuyển cuộc gọi đến số nội bộ hoặc số bên ngoài.
- Giữ cuộc gọi (Call Hold): Đặt cuộc gọi vào trạng thái chờ với nhạc nền hoặc thông báo.
- Ghi âm cuộc gọi (Call Recording): Ghi âm cuộc gọi để lưu trữ hoặc đào tạo.
- Định tuyến cuộc gọi thông minh (Call Routing): Chuyển hướng cuộc gọi dựa trên lịch làm việc, bộ phận, hoặc yêu cầu khách hàng.
- Trả lời tự động (IVR - Interactive Voice Response): Hệ thống trả lời tự động với menu hướng dẫn để khách hàng chọn đúng bộ phận.
2. Hội nghị
- Hội nghị âm thanh (Audio Conference): Cho phép nhiều người tham gia vào một cuộc gọi cùng lúc.
- Hội nghị video (Video Conference): Hỗ trợ họp trực tuyến với chất lượng video cao.
- Hội nghị nhóm (Group Call): Tích hợp nhanh các nhóm làm việc để trao đổi ngay lập tức.
3. Voicemail và Email
- Hộp thư thoại (Voicemail): Lưu lại lời nhắn từ khách hàng khi không thể trả lời ngay.
- Voicemail to Email: Chuyển lời nhắn thoại thành tệp đính kèm và gửi qua email, giúp tiện theo dõi.
4. Giao tiếp hợp nhất (Unified Communication)
- Tích hợp softphone: Kết nối với các ứng dụng softphone trên máy tính hoặc điện thoại di động.
- Chat nội bộ: Tích hợp tính năng nhắn tin nhanh giữa các nhân viên.
- Chia sẻ tệp (File Sharing): Gửi tài liệu qua giao diện tổng đài.
5. Khả năng mở rộng
- Hỗ trợ số lượng lớn người dùng: Tùy thuộc vào mô hình tổng đài, có thể hỗ trợ từ vài chục đến hàng nghìn người dùng.
- Tích hợp chi nhánh (Multi-site Integration): Kết nối các văn phòng chi nhánh vào một hệ thống chung.
- Hỗ trợ nhiều thiết bị: Điện thoại IP, máy tính, và các thiết bị di động.
6. Bảo mật
- Mã hóa cuộc gọi: Sử dụng giao thức như SRTP và TLS để bảo mật thông tin.
- Quản lý truy cập: Chỉ những người dùng được cấp quyền mới có thể sử dụng tổng đài.
7. Báo cáo và giám sát
- Báo cáo chi tiết (Call Reporting): Cung cấp số liệu về số lượng cuộc gọi, thời gian gọi, và hiệu suất của nhân viên.
- Giám sát cuộc gọi (Call Monitoring): Cho phép quản lý nghe và giám sát cuộc gọi trực tiếp.
8. Tích hợp với hệ thống khác
- CRM (Customer Relationship Management): Kết nối với phần mềm CRM để theo dõi và quản lý khách hàng.
- ERP (Enterprise Resource Planning): Tích hợp với hệ thống quản lý doanh nghiệp.
- Chatbot: Kết nối với chatbot để tự động hóa các phản hồi.
9. Tính năng di động
- Mobile Extension: Cho phép nhân viên nhận cuộc gọi từ tổng đài trên điện thoại di động của họ.
- Ứng dụng từ xa: Truy cập tổng đài qua ứng dụng trên điện thoại khi làm việc ngoài văn phòng.
10. Tự động hóa và tích hợp AI
- Phân tích dữ liệu cuộc gọi: Sử dụng AI để phân tích hành vi khách hàng và hiệu quả liên lạc.
- Trợ lý ảo: Tích hợp trợ lý ảo để tự động hóa các tác vụ thường xuyên.
Lợi ích
Các tính năng này giúp tổng đài nội bộ không chỉ là một công cụ quản lý cuộc gọi mà còn trở thành một hệ thống truyền thông hợp nhất, tăng hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
.jpg)
